Có một sự hiểu nhầm khá dai dẳng ở các cán bộ thực hiện cải cách hành chính; họ nhầm tưởng cải cách hành chính là giảm bớt số lượng giấy tờ mà người dân hay doanh nghiệp phải khai hay nộp, là giảm bớt số ngày phải chờ hay số “cửa” phải đi qua.
Tất cả những việc đó đúng là có góp phần vào quá trình cải cách hành chính nhưng không phải là vấn đề chính. Nó chỉ mang tính số lượng chứ không phải chất lượng. Mấu chốt của cải cách hành chính nằm ở chỗ khác.

Nếu những ai có dịp tiếp xúc với thủ tục hành chính của những nước phát triển, kể cả Mỹ, Anh hay Nhật Bản đều có thể xác nhận, khối lượng giấy tờ cần có để hoàn tất một thủ tục hành chính là nhiều chứ không phải ít. Ví dụ, đơn xin cấp thị thực vào Canada một hai tuần để gặp đối tác kinh doanh có thể cần đến 12 loại giấy tờ. Thế nhưng không ai than phiền, hay đúng ra, ít ai than phiền thủ tục hành chính của các nước này rườm rà, phức tạp về mặt số lượng.
Đó là bởi, quy trình hoàn tất một thủ tục hành chính của họ, dù liên quan đến nhiều loại giấy tờ, lại được vạch ra rất rõ, ai làm đúng thì công việc cứ thế chạy đều, không cần xin và cũng không ai cho. Ai không làm đúng quy trình thì bộ máy đã lường trước các tình huống để điều chỉnh, hướng dẫn cho người ta bổ sung, chỉnh sửa.

Như vậy, cải cách hành chính, trước hết là cải cách quy trình thủ tục sao cho mọi việc minh bạch, rõ ràng, người tiếp nhận được huấn luyện kỹ để lường trước hết mọi tình huống, người tuân thủ biết họ phải làm gì, đi tới đâu, gặp ai, tiến hành những công đoạn nào. Một khi người dân hay doanh nghiệp hiểu rõ lộ trình họ phải làm thì dù thêm một loại giấy tờ hay thêm một hai ngày chờ đợi không phải là vấn đề lớn nữa.